練好會議記錄的基本功

　　「他到底懂不懂寫會議記錄﹖不如我從頭寫起！」經理怒氣沖沖的說。

　　隨即他語氣急轉，笑笑對Angel說：「你也有參與會議，就幫忙修改一下。可以明天午飯前給我，不用急。」

　　朋友的公司慣例由各同事輪流當會議祕書，摘記及撰寫會議記錄。可是，Angel經常被迫、無奈地收拾爛攤子。寫會議記錄看似基本功，但寫得好有幾個﹖我惟有安慰她說：「能者多勞！」

　　Angel望著手中的「爛攤子」，直搖頭：

　　Minute of Marketing Team Meeting on Winter Promotion Strategies

　　Present

　　Walter Leung

　　Wilson Li

　　The attached report was presented.

　　WL and three colleagues strongly agreed with TC’s suggestion raised in last month’s management meeting.

　　短短數行，已見八大毛病：

　　1. 朋友見到那會議記錄的第一個字即感不妙！「會議記錄」英文是minutes，必須有-s。

　　2. 除了名字，應列明出席者的職位。會議上，誰有份量作決定非常重要。出席者的職位亦可透露會議的重要性。

　　3. “The attached report”：會上提及的文件不多，於會議記錄附加文件，可免同事到處翻尋。可是，即使只有一份附加文件，亦需清楚說明，不然，讀者需將會議記錄翻前翻後閱讀。例如，引用文件標題：The chairperson presented the attached “Report on the Effectiveness of the 2012 Summer Promotion”.

　　4. “WL”指Walter Leung，還是Wilson Li ﹖應於出席者後括上其姓名的首字母，若有相同，可這樣寫：

　　Walter Leung (WL1) / Head of Marketing Department

　　Wilson Li (WL2) / Marketing Officer

　　或親切、直接一點，記：Walter agreed ...

　　5. “three colleagues”：Be specific! Specific即是明確，CEO的任何說話都比小經理重要，所以務必清楚寫出誰贊成甚麼、誰反對甚麼。是的！會議時，大家的階級觀念很重，安排座位經已是一門學問。若以多數服從少數的形式投票，則可單純記錄票數。

　　6. 撰寫會議記錄要客觀，避免主觀的用詞，應省去“strongly”。

　　7. “TC’s suggestion raised in last month’s management meeting.” Be self-explanatory! 由於翻查其他文件十分麻煩，或所需參照的文件涉及機密，故應盡量詳細列明所指內容。此部分可改為“TC’s suggestion of organising a theme exhibition”。

　　8. 最後一點，這份會議記錄沒有交代最後決定起用甚麼宣傳戰略，還是需要再籌謀。此乃該會議的目的，必須記錄。

　　總括而言，撰寫會議記錄應簡明、準確、客觀地記錄會議的精髓，令讀者只看會議記錄，也能清楚明白會議內容。至於精髓為何，得看會議目的。