鍵盤click一click，電郵就以光速發送千萬里，實在方便快捷。不過，就是click一click太輕而易舉，相信大家都有試過不小心發錯電郵的經歷。漏寫主旨(subject)、遺忘附件(attachments)、漏發或錯發收件人等等，屢見不鮮。

 

　　友人曾不慎錯發群組電郵，公司3,000仝人一同敬上，上至管理層，下至書記、兼職，內容大概是提醒同事出席某某專題討論會，需要準備甚麼文件等。早上電郵發出後，他外出開會，沒有立刻發覺，到午飯回來，已覆水難收。回覆(reply)的同事不計其數，好奇者查詢討論會詳情、好心人提醒他發錯電郵。最糟糕的是竟有數十位同事按「全部回覆(Reply All)」，不止詢問、提醒，還有斥責、喊停、謾罵，醜態百出。最後，公司電郵系統負荷過重，停用個多小時，得由資訊科技部門設定禁止回覆那電郵。友人可謂無心之失，後來者則愚不可及，一子錯滿盆皆落索。

 

　　某些公司的Outlook設有「回收此電郵」的功能，可用這功能回收錯發電郵，但它不能回收已開啟的電郵，所以最好發電郵致歉，說明電郵為錯發，同事可不予理會：

 

　　Dear All

 

　　I am sorry. The previous email was wrongly addressed. Please ignore it.

　　Thank you.

 

　　Regards
　　xxx

 

　　「回覆(reply) 」和「全部回覆(Reply All)」按鈕並列在旁，容易按錯，應加留神，考慮清楚需要「回覆」抑或「全部回覆」。另外，不論發電郵，還是回覆電郵，均需注意收件人電郵地址應置「收件人(To)」、「副本(Cc)」或「密件副本(Bcc)」。它們的分別如下：

 

　　收件人(To) ：收件人直接與電郵內容有關，需採取行動。

 

　　副本(Cc) ：即carbon copy，傳給需知悉電郵內容的人，但他們不需採取行動。例如，讓上司需知悉事態進展。

 

　　密件副本(Bcc)：即blind carbon copy，收件人的電郵地址需保密時用。另外，收件人數大量亦應選用，以免羅列電郵地址的篇幅過分冗長，蓋過內文。

 

　　要避免手快快錯發電郵，我每次均依這個次序撰寫電郵：

 

　　1. 先寫主旨和先貼附件，因為容易遺忘；

 

　　2. 撰寫內文；

 

　　3. 收件人最後輸入，以免在撰寫電郵中途，誤按send，發送不完整的電郵；

 

　　4. 重要電郵必做：再檢查多次4大項目——主旨、附件、收件人及行文！

 

　　幸好朋友錯發的電郵內容為公務，又不涉機密。最後，奉勸大家，無論收件人是誰，私人電郵最好不要經公司電郵系統收發，特別是情意綿綿、怒氣沖沖、玩樂消遣的電郵，有損專業形象之餘，更會造成尷尬。

 

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