2021-01-26Text: Yan Law

【職場劫難】連全球首富Elon Musk都鬧：開會浪費生命！8個守則令會議更有效率

4. 避免在星期一開早會

　　所謂一日之計在於晨，不少人都很喜歡在早上開會；尤其星期一開早會，可以盡早制定一星期的工作安排，但原來這是最差的開會時段？著有熱賣書《Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job》的美國職場研究專家Lynn Taylor提出2個「星期一不宜開早會」的原因：一，經過周末休假，星期一早上是員工最有生產力的黄金時刻，不宜因召開會議而分散其注意力；二，很多打工仔都會有Blue Monday症候群，有時難免會遲到甚至詐病請假，往往很難齊人！

　　何時開會最有效率？英國預約日程管理網站YouCanBookMe於2016年進行一項研究，分析過53萬個回覆後發現，如果想確保每個人都能出席會議，最佳開會時間為星期二下午2時30分，次選為星期三下午3時！

5. 準時開始、準時結束

　　開會遲到不但不禮貌，還會影響會議氣氛！美國心理學教授Steven Rogelberg指，如果遲10分鐘以上才開始會議，與會者很有可能出現「負面社交情緒」行為，包括感到煩躁、集中力下跌，從而影響會議效率！何況一個等一個，絕對會助長遲到風氣！

　　不準時結束會議也不好，因為會影響所有與會者的原本工作進度，變相增加公司成本。

（《七個會議》劇照）

6. 會議不宜超過2小時

　　除了開始和結束時間，還要注意會議時間長度，最好不要超過2小時，否則很容易造成腦疲勞，影響記憶力、專注力，連工作效率都會大跌！為避免飯後攻心，不少人的理想會議時間都在午飯前的2小時內；也有些人偏好在下班前2小時開會！

7. 鼓勵但不點名與會者發言

　　為避免會議欠交流，或單向傳遞資訊，不少老闆和管理層都會鼓勵員工或下屬發表意見，這做法當然很好，但切忌突然點名、規定輪流開聲，避免造成開會壓力！還要注意的是，開會時應保持一個自由討論、集思廣益的氣氛，無論你是甚麼身分和職級，不必凡事唯唯諾諾，當然也不要武斷或隨便批評別人的意見！

8. 只參與有決策者在的會議

　　「誰負責做決策？」這是大部分人都不會問的問題，皆因認為事不關己，更何況最好的答案一定是：「老闆啦！」這正正是問題所在！如果老闆不在會議？是該由職級最大的人，還是最熟悉相關議題的人做決定？其實都可以，但當然要先獲得哲授權！參考一下Google的做法：為提高會議效率，Google的執行長Larry Page曾訂出開會四大規則，其中一項正是「每次開會都要有決策者，不一定要是老闆」；因為他認為，若會議上沒有決策者，就無法做出任何決定，會議開了也是白開！

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